Электронные письма начальства

Тема «Электронные письма начальника», на 18 января 2007 г.

В каких целях руководитель может и должен использовать электронную почту в качествае средства общения с подчиненными?
Оцените, пожалуйста, эффективность «электронного» общения по сравнению с личным?
Учеными было установлено, что электронные письма руководителей негативно сказываются на здоровье сотрудников, которым данные письма предназначаются. Как вы считаете, должен ли в таком случае руководитель минимизировать или исключить «электронное» общение с сотрудниками?
Почему, на ваш взгляд, сотрудники негативно реагируют на электронные письма начальства?
Практика «электронного» общения между руководителем и сотрудниками в вашей компании?

Ассоциация управленческих кадров «Олимп»

Как способ коммуникации Интернет, а в частности электронная почта, обладают двумя уникальными качествами: высокая скорость и оперативность получения, обмена информацией, а также низкая стоимость. Мы привыкли, что достижения оперативности и скорости сопровождаются высокими затратами ресурсов. В данном случае всё наоборот, в этом и заключается уникальность, поэтому преимущества общения с помощью электронной почты трудно переоценить. С другой стороны, мы знаем, что общение между людьми и обмен информацией происходит как через вербальный (слова, предложения…), так и через невербальный (мимика, жесты, тон речи….) каналы коммуникации. Как показывают исследования, вербальным путём передаётся менее 20% информации. Электронным способом мы можем передать в большей степени вербальную информацию посредством слов и цифр. Но также мы знаем, что, например поэты и писатели обладают исскуством передавать в большом объёме невербальную информацию. Следовательно, для эффективного общения по электронной почте необходимо обладать также качествами и навыками поэта или писателя. По моему, неумение достаточно полно формулировать информацию, передавать вербальную и невербальную информацию приводит к недостатку получаемой информации и неполному пониманию смысла получаемой информации при общении по электронной почте и как следствие появлению негативных реакций у партнёров по коммуникации. Учитывая вышесказанное, можно дать следующие советы:

Если нужно передать информацию с большой долей вербальной информации, то эффективнее общаться по электронной почте.
Если нужно передать информацию с большой долей невербальной информации, то лучше общаться при личной встрече, либо по телефону.
Можно выбрать средний вариант - передать вербальную информацию по эл. почте, а невербальную подкрепить личным общением.

При общении также следует учитывать психологические особенности личности руководителя и подчинённого. Высоко эмоциональным людям желательно перед общением с подчинёнными сформулировать информацию письменно, т.к. эмоциональная, невербальная информация при общении с подчиненными может исказить или заглушить ценность и смысл вербальной информации. Деловой характер общения носит в большей степени вербальный обмен информацией, поэтому в этом случае эффективно, особенно эмоциональным людям, общаться по электронной почте. Современные средства электронной коммуникации уже в настоящее время позволяют с помощью Интернета передавать изображения и организовать видео конференции на расстоянии.

Большую роль при общении по электронной почте играют традиции письменного обращения и форм написания письма. Мы относительно недавно пользуемся электронными способами коммуникации и передачи информации, поэтому традиции такого общения достаточно слабые.